Topjournalistiek

Een tweede juridisch woordje: De verklaring van de uiteindelijk begunstigde

Een tweede juridisch woordje: De verklaring van de uiteindelijk begunstigde

Banken zijn ter voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme verplicht om de uiteindelijke begunstigde van hun klant te identificeren. En van onze kant wordt van ons verwacht om de identiteit van de uiteindelijk begunstigde aan onze bank mee te delen.

Dit gebeurt door een verklaring van de uiteindelijk begunstigde op te stellen waarin zowel (1) de uiteindelijk begunstigde: aandeelhouder/begunstigde als de (2) uiteindelijk begunstigde: beslisser moeten worden vermeld en hetwelk dient ondertekend te worden door (3) de volmachthouder.

De meerderheid die dit leest hoort vermoedelijk voor het eerst van deze verklaring en dat is niet meer dan normaal. Maar gelet hierop is het dus handig te weten hoe zo’n verklaring correct moet worden ingevuld.

De uiteindelijk begunstigde: aandeelhouder/begunstigde (hierna ‘de begunstigde’)

Wie de uiteindelijk begunstigde is, hangt af van organisatie tot organisatie.

Een VZW is een bijzonder fenomeen gezien, en vermoedelijk geldt dit voor lokale afdelingen, er in feite geen uiteindelijk begunstigde bestaat. Voor een VZW is een uiteindelijk begunstigde namelijk:

“Begunstigden van 25% of meer van het vermogen van de VZW. De in abstracto gedefinieerde groep van personen in wier belang de VZW werd opgericht of werkzaam is.”

Gezien wij geen begunstigden van 25% of meer van het vermogen van de VZW hebben (indien wel, waar kan ik me aansluiten?), moeten we dus kijken naar de in abstracto gedefinieerde groep van personen in wier belang de VZW werd opgericht of werkzaam is.

Het doel van de VZW moet opgenomen zijn in de statuten. Het is dus van belang om de statuten na te gaan en te zien welke doelstelling werd opgenomen. Bij wijze van voorbeeld, voor JCI Vlaanderen is volgende doelstelling opgenomen:

“De vereniging heeft tot doel:

3.1 de leden, vermeld sub 5.1, te verenigen;
3.2 de leden, vermeld sub 5.1, ook deze in wording en in oprichting, te begeleiden en te ondersteunen;
3.3 een uitgesproken dienstverlening te organiseren;
3.4 een kwalitatief vormingsaanbod aan te bieden;
3.5 business en netwerking te stimuleren;
3.6 de leden, vermeld sub 5.1, te vertegenwoordigen bij alle instanties;
3.7 te waken over de uitstraling van de vereniging en zij zal initiatieven nemen om deze te bevorderen;
3.8 de gemeenschappelijke belangen van de leden, vermeld sub 5.1, te beschermen en te verdedigen.”

Verder in onze statuten worden ‘de leden’ omschreven als de lokale afdelingen van JCI.

Evenwel mogen bij een VZW ‘de leden’ niet als uiteindelijk begunstigde worden aangeduid. Niet alleen zijn in het geval van JCI Vlaanderen de leden op zich VZW’s en dus geen natuurlijke personen (of groep van natuurlijke personen), wat vereist is, daarenboven mogen VZW’s geen vermogensvoordelen toekennen aan hun leden zodat zij onmogelijk als ‘uiteindelijk begunstigden’ mogen worden aangeduid.

In het geval van JCI Vlaanderen moet de ‘uiteindelijk begunstigde’ dus worden omschreven als ‘de personen tussen de 18 en 40 jaar die aangesloten zijn bij een lokale afdeling van JCI’.

De uiteindelijke begunstigde: beslisser (hierna ‘de beslisser’)

Dit is eenvoudiger voor een VZW. Dit zijn namelijk alle leden van de Raad van Bestuur. Dit betekent evenwel dat bij elke wijziging van de samenstelling van de Raad van Bestuur een gewijzigde verklaring van uiteindelijk begunstigde moet worden opgesteld en neergelegd!

Wie ondertekent het document?

Eén volmachthouder (van de bankrekening) is voldoende, ook al zouden er meerdere volmachthouders zijn.

Extra tip: Vraag een verklaring van uiteindelijk begunstigde aan je bankinstelling!

Elke bankinstelling heeft een eigen versie van een verklaring van uiteindelijk begunstigde. Contacteer dus eerst je bankinstelling om hun versie van zo’n verklaring te bekomen.

 

Erik Langerock, Juridisch verantwoordelijke JCI Vlaanderen 2018-2019

 

 

Lees ook het vorige artikel in deze reeks: Een juridisch woordje: De VZW in een nieuw jasje!

Een juridisch woordje: De VZW in een nieuw jasje!

In 2018 is er al heel wat veranderd voor de VZW’s, ook al hebben jullie er (hopelijk) nog niets van gemerkt. Zo kunnen VZW’s vanaf 1 mei 2018 een gerechtelijke reorganisatie aanvragen en failliet verklaard worden en worden vanaf 1 november 2018 geschillen tussen VZW’s berecht door de Ondernemingsrechtbank (de vroegere Rechtbank van Koophandel).

Dit nam niet weg dat de regelgeving voor VZW’s nog steeds werd bepaald door een wet met de gezegende leeftijd van meer dan 90 jaar (°1921). Dit is vanaf 1 januari 2020 voor ons niet meer het geval.

Vanaf 1 januari 2020 worden namelijk alle op heden bestaande VZW’s onderworpen aan het heuse Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. De wijzigingen zijn omvangrijk en diepgaand.

We beperken ons hier tot de wijzigingen na opstart van een VZW en tot zij die mijns inziens voor ons relevant zijn.

 

Wat is een VZW nu eigenlijk?

De kogel is door de Kerk. Een VZW is een onderneming met een belangeloos hoofddoel. Zij onderscheidt zich dus niet meer met andere vennootschappen omdat zij geen winstoogmerk zou hebben (zie verder), zij onderscheidt zich omdat zij haar winst enkel mag besteden aan haar belangeloos doel. Met andere woorden, zij onderscheidt zich wat betreft de winstuitkering.

Concreet betekent dit dat VZW’s alle, en dus ook winstgevende, activiteiten mogen uitvoeren. Er is geen activiteitsbeperking meer. Evenwel, wat de winstgevende nevenactiviteiten betreft, mogen die slechts uitgevoerd worden wanneer ze afhankelijk zijn van of noodzakelijk zijn voor de hoofdactiviteit van die VZW.

Ook mag de VZW geen vermogensvoordelen aan haar leden verlenen. Met andere woorden, er is een verbod van winstuitkering (tenzij dit noodzakelijk zou zijn voor de verwezenlijking van haar belangeloos doel). Mocht toch zo’n beslissing genomen, dan is deze zonder meer nietig (i.e. dan kan deze ongedaan verklaard worden) en kan dit bovendien leiden tot de ontbinding van de VZW.

Wat met de leden en de toegetreden leden?

Goed nieuws! We mogen het ledenregister voortaan ook in elektronische vorm bijhouden. Normaal gezien hoort iedere VZW een (in papieren vorm) ledenregister hebben op diens maatschappelijke zetel dat ten allen tijde kon geconsulteerd worden. Die laatste verplichting wordt dus afgeschaft.

Werken jullie met toegetreden leden? Zorg er dan voor dat alle rechten en verplichtingen van de toegetreden leden in de statuten worden opgenomen! De vermelding in een huishoudelijk reglement (of een RIO) is niet langer toegelaten.

Ooit geconfronteerd met een lid dat jullie willen uitsluiten? Dat kan nog steeds maar hou er wel rekening mee dat dat uit te sluiten lid ook zijn/haar rechten van verdediging heeft. Zo moet het geviseerde lid eerst gehoord worden alvorens jullie deze beslissing kunnen nemen.

Wat met de Algemene Vergadering?

Waar vroeger discussie over was, is het nu duidelijk dat de Algemene Vergadering de bevoegdheid krijgt om de financiële en andere voorwaarden van een bestuurdersmandaat vast te stellen.

Wat de besluitneming op een Algemene Vergadering betreft, worden de regels veralgemeend. Op het eerste zicht verandert er hier niet veel, maar het kan geen kwaad om één en ander nog eens samen te vatten:

Besluiten van de Algemene Vergadering zijn pas geldig wanneer zij genomen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde leden van deze vergadering, met uitsluiting van (1) de afwezigen, (2) de nietige stemmen en (3) de onthoudingen.

Wil je echter de statuten wijzigingen? Dan geldt er een 2/3de meerderheid. Hou er ook rekening mee dat bij een stemming de onthoudingen ook moeten worden meegerekend, tenzij de statuten hier anders over zouden oordelen (of wanneer de wet in specifieke gevallen anders zou oordelen).

Wat met het bestuur en diens aansprakelijkheid?

Wil je als bestuur(slid) een overeenkomst afsluiten die de VZW bindt? Vermeld dan altijd bij je handtekening in welke hoedanigheid je optreedt.

Soms kan het eens fout lopen. De vraag is dan of een bestuurder aansprakelijk kan worden gesteld en, zo ja, wat dit concreet voor gevolgen heeft. Opnieuw werd heel wat gewijzigd zodat een volledige opfrissing handig kan zijn.

In de eerste plaats zijn er 2 soorten aansprakelijkheden: (1) de ‘gewone’ aansprakelijkheid en (2) de ‘bijzondere hoofdelijke’ aansprakelijkheid.

De ‘gewone’ aansprakelijkheid is de aansprakelijkheid ten aanzien van een bestuurder van een VZW jegens de VZW als gevolg van een fout die hij/zij gemaakt heeft in de uitoefening van zijn/haar bestuurdersmandaat dewelke een normaal voorzichtige en zorgvuldige bestuurder in diezelfde omstandigheden niet zou begaan hebben. Het befaamde criterium van de goede huisvader of huismoeder.

De ‘bijzondere hoofdelijke’ aansprakelijkheid is de aansprakelijkheid ten aanzien van alle bestuurders van een VZW jegens de VZW en derden (zij die zich buiten de VZW bevinden) als gevolg van een overtreding van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen of de statuten van een VZW.

De aansprakelijkheid beperkt zich tot € 250.000,00 in VZW’s met een omzet van minder dan € 700.000,00 en een balanstotaal van minder dan € 350.000,00. Alle lokale afdelingen vallen mijns inziens hieronder. Zij die stellen meer omzet zouden genereren, gelieve Uw succesformule te delen met Uw collega’s.

Er bestaat ook zoiets als (strengere) aansprakelijkheidsregels voor de kennelijk grove fout en de ‘wrongful trading’. Deze gelden echter niet voor kleine VZW’s (i.e. de lokale afdelingen) en daar wordt dus niet op ingegaan.

Wat met onze boekhouding – administratie?

In feite verandert er niet zoveel. We zijn nog steeds verplicht om een boekhouding te voeren en onze jaarrekening neer te leggen. Ook moeten het bestuur van een vzw nog steeds niet alleen de jaarrekening van het voorbije boekjaar maar ook de begroting van het volgende boekjaar opmaken.

VZW’s moeten zich nu ook inschrijven in de KBO als een “inschrijvingsplichtige onderneming”. Om jullie gerust te stellen, deze inschrijvingsplicht is nu nog niet van toepassing (een datum is nog niet bekend). Daarenboven zal de inschrijving van de VZW gratis zijn.

En wanneer gaat dit alles in?

Het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen is eigenlijk nu al in werking getreden. Nieuwe VZW’s vallen dus reeds onder de nieuwe regelgeving. Op de reeds bestaande VZW’s is dit Wetboek evenwel van toepassing op 1 januari 2020. Doch krijgen de reeds bestaande VZW’s nog tijd om hun statuten in overeenstemming te brengen op 1 januari 2024.

Met andere woorden, geen paniek, we hebben nog een zee van tijd. En in feite zijn de aanpassingen van onze statuten pas nuttig voor het volgend werkingsjaar en dus een uitdaging voor onze opvolger/opvolgster. Good luck and have fun!

 

Erik Langerock, Juridisch verantwoordelijke JCI Vlaanderen 2018-2019

 

 

Lees ook het volgende artikel in deze reeks: Een tweede juridisch woordje: De verklaring van de uiteindelijk begunstigde